DOCS DE GOOGLE

¿QUÉ ES?

Google Docs es la alternativa gratuita a Microsoft Office que te ofrece Google para que hagas documentos, hojas de cálculo y presentaciones que se mantienen en la nube, esto es: sin necesidad de que tengas un procesador de palabras, programa para hojas de cálculo o programa para crear presentaciones en tu computadora y mantengas tu trabajo en la nube, accesible para ti desde cualquier lugar y cualquier computadora con conexión a Internet. Al estar los documentos en Internet, tienes la opción de permitirles a más personas que editen los documentos, permitiéndote así tener colaboración a distancia en la creación y edición de documentos que se tengan que hacer en conjunto.

CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS DE GOOGLE DOCS

1.- No es necesario realizar una Instalación. Para utilizar Google Docs no hay que instalar nada en el computador. Únicamente suscribirse al servicio de Google Docs para comenzar a crear documentos. aunque es necesario tener internet.

2.- Precio (Gratuito). Google Docs, es completamente gratis, y por ahora no incluye publicidad.

3.- Mejor Disponibilidad de la Información. los documentos en Google Docs  quedan almacenados en un servidor de Google por lo que estarán disponibles siempre que tengas a la mano una computadora o dispositivo móvil con acceso a Internet. Una gran ventaja de esto es que ya no necesitas copiar tus documentos en un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD, etc) para transportarlos.

4.- Menor Uso de Recursos. Como todos los documentos se almacenan en los servidores de Google, no quedan los archivos almacenados en el disco duro del computador, ahorrando con esto una buena cantidad de espacio.

5.- Actualizaciones Frecuentes. siempre podemos encontrar novedades en esta herramienta, ya que el equipo de desarrollo de Google Docs se encuentra de manera permanente haciendo mejoras y agregando nuevas funciones y opciones. Estas mejoras y nuevas funciones son agregadas sin que el usuario tenga que hacer nada más que aprender a utilizarlas. En la parte superior de Google Docs se encuentra de manera permanente un enlace con el título Nuevas Funciones.

6.- Mayor Compatibilidad. Los documentos creados con Google Docs pueden ser exportados y descargados con los formatos más populares como son los de MS Office (doc, xls,ppt), HTML y PDF (Acrobat) de manera natural y sencilla.

7.- Trabajo colaborativo. Google Docs te permite compartir tus documentos con otros usuarios para que puedan trabajar en ellos de forma colaborativa, lo cual es muy útil para los grupos de trabajo.

8.- Organización de Archivos. Google Docs cuenta con un excelente organizador de archivos que permite administrar documentos de manera sencilla y eficiente. Este administrador clasifica automáticamente los archivos por frecuencia de uso, permite crear carpetas y archivos, compartir y ocultar documentos, resaltar documentos importantes, examinarlos por autor y por supuesto utilizar un excelente buscador para encontrarlos facilmente.

9.- Importación de Archivos. Google Docs permite importar de forma sencilla documentos elaborados con MS Office y Open Office, conservando la mayor parte del formato de la información.

10.- Notificación de cambios. el documento de google Docs puede ser configurado para que automaticamente informe cuando un colaborador realice algún cambio. Incluso se puede crear reglas para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.

COMO UTILIZAR GOOGLE DOCS

Instrucciones

1.  Abre el sitio web de Google Docs (ver Recursos más adelante). Cuando aparezca la página de acceso a Google, simplemente ingresa tu ID de usuario y contraseña en el cuadro de la derecha. Si no tienes una cuenta de Google, crea una gratuita, lo que tomará solo unossegundos.

2.  Crea tu primer documento haciendo clic en el botón "Nuevo documento" en la parte superior de la página, luego elige qué tipo de archivo quieres crear de tres opciones-"Documento", "Hoja de cálculo" o "Presentaciones".

3.  Comienza a usar tu documento como lo harías con uno de Microsoft Word, Excel o PowerPoint. Verás básicamente las mismas barras de tareas que ves mientras trabajas con cualquiera de esos programas de Microsoft. Por ejemplo, si estás trabajando en un documento de texto, verás botones para las fuentes, negrita, cursiva, subrayado, sangrías,alineación, cortar, copiar, pegar, etc.

4.  Guarda tu documento haciendo clic en el botón "Archivo" y elige "Guardar" en el menú desplegable. Renombra tu documento haciendo clic en "Archivo" y luego "Renombrar". Una vez que guardes o renombres un documento, se te indicará que elijas un nombre de archivo. Escoge uno y haz clic en "Aceptar" cuando termines.

5. Escoge etiquetas para tus documentos. Dado que Google no utiliza carpetas para guardarlos, necesitarás una forma de recuperarlos, sobre todo si la lista de documentos se vuelve larga. Mediante el etiquetado tan pronto como completes y nombres un documento, ahorrarás un tiempo valioso en el largo plazo. Para marcar un artículo, selecciónalo de la lista de archivos haciendo clic en la casilla de verificación junto a él. A continuación, haz clic en "Etiquetas" en la parte superior de la página y en el menú desplegable, podrás ver las etiquetas para el documento propuesto por Google. Elige entre ellas y/o añadelas tuyas.

6. Comparte un documento con otros abriendo la página de Google Docs. Cuando veas tu lista de documentos, haz clic en el botón "Comopartir ahora" a la derecha del título de tu documento. Se te pedirá que introduzcas la dirección de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartirlo. Introdúcelo y decide si deseas o no que estas personas sean "Colaboradores" o "Espectadores". Éstos solo pueden leer el documento y los colaboradores tienen tu permiso para editarlo. Cualquiera que quiera ver el documento tiene que suscribirse a Google.

7. Publica tu documento de Google en la web abriéndolo de tu lista y luego haciendo clic en "Publicar", que está ubicado en una pestaña en la parte superior y bien a la derecha. Imprime tu documento escogiendo "Archivo" en tu barra de tareas y luego "Imprimir". Si te gustaría imprimirlo desde un PDF, elige "Archivo" y luego "Guardar como PDF" del menú desplegable. Una vez que Adobe Acrobat lo haya convertido a PDF, puedes imprimirlo directamente desde Google Docs.

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